За тоа што значи контролинг; за кого е наменет; кои се бенефитите ако се користи и кој се треба да го практикува, разговараме со Станка Мартиновска – сопственик на „Мани консалтинг“, друштво за консалтинг и управувачки дејности, и консултант на Европска банка за обнова и развој, со чија поддршка работи на имплементација на контролинг кај компаниите. „Мани консалтинг“ е овластено сметководствено друштво и консултантско биро за услуги од областа на контролингот, финансии, обезбедување извори на финансирање, подготовка на проекти за Фонд за иновативност, ИПАРД, ФИТР како и консултанти од Агенцијата за претприемништво на проекти за самовработување.

-Или, како што објаснува Мартиновска, - подготвуваме проекти за учество на тие повици. Начинот на работа е поставен така што овозможува да се бара извор преку кој ќе се покријат трошоците за консултантските услуги за имплементација.

Веќе имаме неколку успешни приказни (заедно со ЕБРД), имплементации на контролинг во македонски компании со дигитализација на процесите и целосна имплементација низ софтверот. Така што компаниите веќе почнуваат да ги гледаат и бенефитите.“

* Г-ѓа Мартиновска, како се запознавте и како се одлучивте да се занимавате со имплементација на овој процес во македонски услови?

- Мислам дека контролингот е релативно нова област кај нас, сè уште сме на зачетоците. Практично пред отворање на својата компанија, имав среќа да работам со странски содружници. Тие бараа известувања за работата на сосема подруг начин. Односно финансиско известување според меѓународни стандарди, во кои неминовно беше вклучена имплементација на контролинг со поддршка на ЕБРД. Конкретно, подолг период соработував со австриски консултант и оттаму идејата и желбата да се вклучам во реализација на ваков концепт. За таа цел (во 2017) завршив Контролинг академија во Минхен, каде во првата генерација бевме само тројца од Македонија- од каде се стекнав со одлична едукација, обука и искуство.

Како што кажав, низ годините како финансиски директор секогаш наидував на проблеми за пристап до информации. За жал кај нас и сметководството не е на задоволително ниво, затоа што е сведено на задоволување на законските обврски. Така што голем дел од сопствениците кои водат бизнис, гледаат само да бидат исполнети законските обврски кон УЈП (завршната пресметка, даночните пријави и толку). Не ги користат инфрмациите од сметководството на ниту еден  друг начин и не носат одлуки врз база на тој преглед. Токму поради ваквиот пристап сакав да се занимавам со контролинг и работам на тоа да се подигне нивото и да заживее овој концепт  во компаниите.

Имплементација на контролинг- поглед кон иднината

*Што во основа значи контролинг?

-Кога ќе споменеме контролинг обично се поистоветува со класична контрола, односно овој процес го мешаат со некоја ревизија или контрола од инспекции. Но, контролингот всушност е како некој навигатор, советник на менаџментот. Тој има улога на еден транспарентен начин да ги изнесе сите информации, целите, стратегијата, планот и резултатите. Значи да ја претстави вистинската, големата слика на компанијата за да може менаџментот на правилен начин ги донесе своите одлуки, да ги оствари целите и да ги постигне саканите резултати.

Значи секторот за контролинг работи заедно со менаџментот кој што е задолжен за реализација на целите и постигнување на резултатите. Практично, контролингот треба да ги насочува, забележува и да укажува каде се отстапувањата, во кои сегменти се потребни подобрувања, да влијае на постигнувањето на позитивни резултати заедно со менаџерскиот тим. Тоа е како еден поглед кон иднината, при што врз база на навремени и точни информации може да се донесат правилни одлуки за остварување на подобри резултати.

*Значи, контролингот е наменет за менаџерските, раководните тимови  во компаниите?

- Да. Контролорите кои спроведуваат контролинг мора да ги познаваат сите позиции во одредена компанија, да имаат подобар и поцелосен увид од било кој друг.

Практично контролорот заедно со менаџментот мора да помине низ сите процеси- да ги постави целите, стратегијата, плановите, буџетот. Меѓутоа, сето тоа мора и оперативно да се следи, бидејќи информацијата како сува бројка не дава никаков податок, доколку не се спореди со планот, со буџетот, со бројките од претходната година, со конкуренцијата. Тоа е таа анализа која мора да се направи за да може да се извлече правилната информација на која ќе се темели конкретна развојна политика со однапред дефиниран концепт и начин на работа на компанијата за да може да дојде до посакуваните позитивни резултати.

* Како да се почне, од каде да се тргне за да се спроведе контролинг во една компанија?

-Најнапред треба желба и поддршка од менаџментот. Затоа што воведувањето и имплементирањето на контролинг, дигитализирање на процесите, софтвер, за се тоа се потребни пари. Менаџментот треба да сфати дека тоа што ќе го вложи во имплементацијата треба да им донесе бенефит. Во времето во кое живееме со брзи промени, потребни се брзи акции, и за постигнување на резултатите и за опстанок.

Строга контрола на ресурсите

*Каков е интересот кај компаниите за овој процес. Освен на нивно барање, дали има некои пишани закони по кои тие мора да применат контролинг?

- За примена и имплементација на контролингот нема законска обврска. Тоа засега е оставено на волјата на менаџерите, самоиницијативно. Меѓутоа, за среќа во несреќата со пандемијата, сфативме дека сите процеси мора да ги дигитализираме. Видовме дека треба да имаме контрола и на трошоците и на резултатите, а сето тоа може да се направи само со имплементација на  контролинг. Процес што се реализира на база на пишани правила во меѓународната мрежа, кои не се преточени во закони, но компаниите сепак се однесуваат според нив. Практично од тие правила произлегуваат и меѓународните стандарди за финансиско известување и тие го бараат тоа да се користи како пропозиција.

Во основа контролорот покрај тесната соработка со менаџментот, паралелно соработува и со ИТ секторот. Значи мора добро да се дефинираат сите процеси во работењето, да се имплементираат правилата на контролинг и да се дигитализираат.

Мора да признаам дека веќе има компании, кои се свесни дека треба да обучат соодветен кадар  за контролинг. Тоа го потврдува и фактот што на обуките доаѓаат се повеќе и повеќе слушатели (Обуки се одржуваат во нашите канцеларии, но ги спроведува друга компанија). Исто така, во поголемите компании веќе индивидуално постојат и сектори за контролинг. Особено во компании со странски капитал, активно се работи се имплементира, се практикува.

*Каков е вашиот впечаток-за контролинг се заинтересирани компании кои соработуваат и се изложени на странски пазари, или, пак, се одлучуваат на реализација на тој процес поради користење на разни кредитни линии, грантови, субвенции?

-Поголемите компании, како што реков, особено  оние со странски капитал веќе практикуваат да отворат контролинг сектор. Брзиот начин на живеење со себе носи и многу брзи промени. Покрај тоа пандемијата наметна нов начин да ги продолжиме процесите со функционирање од дома. Сето тоа ја забрза потребата за дигитализација. Па, сите тие што сакаа да продолжат успешно да работат, мораа да се приспособат на промените. А еден од начините што овозможува дигитализација на сите процеси е имплементацијата на контролинг.

За да може една компанија да ја зачува својата способност да работи во услови на криза, на брзи промени (пандемија, војна, инфлација, ограничена енергија) мора да има строга контрола и на ресурсите и на приходите и на трошоците, а сето тоа е возможно преку контролинг.

Управувачко сметководство

* Дали за тоа е потребно да се инсталира посебен софтвер или работите на стандардниот преку кои се водат сметководствените  услуги?

-Работиме заедно со ИТ компании на развивање на посебен софтвер за да може на компаниите да им понудиме готов пакет. Но, во основа секоја компанија си има своја специфика и во процесите и во начинот на работење, и во поставување на целите.

Задачата на контролорот е да направи сет на алатки коишто ќе помогнат сите тие специфики да се стандардизираат и да може да се добијат некои податоци, извештаи што контролорот ќе може да ги презентира пред менаџментот со цел заедно да носат одлуки. Едни од стандардните алатки се билансот на состојба, билансот на успех, готовинскиот тек (cash flow). Тука повеќе се работи за управувачко сметководство, а не законодавно. Значи неопходно е планирање, поставување на стратегијата, на целите: Треба да се следи одделно секој процес, секоја постапка, секое движење во компанијата. Со помош на контролинг точно може да се детектира на пример, кои производи и услуги ни носат профит, а кои не. Врз основа на тие податоци, многу лесно може да се донесе одлука, делот што не креира приход, што прави загуби да се замени или да се елиминира, а да се форсира некој друг дел.

Ако го гледаме билансот на состојба без контролинг, значи гледаме сувопарни бројки кои многу, многу не ни значат. Но, ако се направи анализата како стоиме со краткорочен, долгорочен имот, со што го финансираме тој имот, се добиваат други паралели.

Поради тоа треба поинтензивно да влијаеме на подигање на свеста и воопшто на целиот бизнис сектор, затоа што не може да си дозволиме да водиме фирми, а да не ги следиме резултатите.

*Што мислите за приватниот и воопшто за бизнис секторот кога е во прашање овој процес?

-Верувам дека приватниот сектор побрзо го прифаќа овој процес, затоа што ним им е важно да немаат нереални трошоци и да имаат ефективност во работата што овој концепт уште како ја овозможува.

Едукацијата за контролинг најмногу ја посетуваат од банките, осигурителните компании и компании со корпоративна одговорност. И сите тие имаат одделен сектор контролинг и затоа имаат и успех.

Брзината на промените наметнува овој концепт неопходно да го имплементираат и постарите и новоформираните компании. Всушност и компании кои постојат повеќе од две декади сега го воведуваат овој принцип за да го подобрат целокупниот процес на работа.

Реализацијата на оваа постапка е скапа работа. Затоа, најчесто бараме начин преку кофинансирање да се покријат делови од трошоците. Суштината не е во тоа да се пополнат извештаите, туку да се добијат и да се анализираат за да се донесе и преземе правилна одлука.

Зачи контролингот не е обична сметководствена работа. Со сметководство се врши евиденција, а ова е веќе одење кон управувачко сметководство, на база на тоа се влечат информациите и извештаите, се креираат заедно со потребите на менаџментот. Зборуваме за менаџерски извештаи врз основа на кои компанијата ќе профитира.

*Вие сте консултант во Европска банка за имплементација на контролинг. Дали банката преку програмите за грантови, позајмици, наменски средства поставува услов компаниите да го имплементираат овој процес?

-Има различни инструменти, но во принцип се работи на едукација. Можат да се користат консултанти за имплементација на процесот или за обуки, како и проекти за едукација на менаџерите.

Постојат и поволности при доделување на некои грантови со 15 до 20 отсто намалување на обврските за воведување на нови процеси, дигитализација на процесите, бидејќи не може да наметне како услов, па така ги водат натаму за користење на контролинг.

Контролингот е неминовен во јавните институции

* Покрај компаниите дали контролинг може да се примени и на државните институции (што во моментот навистина ни е многу потребно)?

-Тоа ми е желба. Дури и по европска регулатива, јавните претпријатија мораат да имплементираат контролинг. Секако тука се вбројува и државната администрација. Откако го осознав овој концепт, барам соработници и начини да направам некој проект, за да почнеме имплементација и едукација за контролинг во јавните претпријатија. И тоа е една од точките на Европската регулатива која би требало да се спроведе до 2023 година.

Мислам дека токму тука ќе има најголем отпор. Како во агенциите, општините, фондовите, особено Фондот за здравство, кабинети, СЗО, пензиски фондови, болници, катастар, министерства, и ред други државни институции. Сите трошковни ситуации ќе бидат на увид. Така на пример, животот на некој пациент нема повеќе да зависи од волјата на некој директор или одредена група, точно ќе се знае средствата од  фондот за кои случаи се наменети.

Или да го земеме случајот со болниците, агенциите за доделување на грантови, субвенции, средства за самовработување, Министерството за економија и ред други државни институции кои доделуваат пари, но нема евалуација да се види кој е ефектот од тие пари. Дали има развој или пак исти фирми добиваат постојано. Откако се доделуваат субвенции имам впечаток дека половина Македонија остана необработена, или пак им зема почвата на оние што навистина ја обработуваа.

Токму поради ваквите согледувања контролингот е неминовен во сите институции, почнувајќи од претседател, премиер, па надолу. Секаде треба следење на средствата.

* Тогаш како да се започне? Кој би можел да каже дека имплементацијата на контролингот е потребна во сите државотворни инстанци?

-Најверојатно не е дојден редот или нема интерес да се спроведе. Пред сè потребна е желба за промена. Во администрацијата ако се почитувале правилата на контролинг, прво немало да има списоци на вработени кои не доаѓаат на работа, а земаат плата. Контролингот точно дава можност да се види придонесот на секој вработен.

Затоа е важно јавните институции да влезат во овој барабан на консалтинг, бидејќи таму се одлеваат најмногу средства а нема бенефит.

Всушност токму оттука, од администрацијата почнуваат нереалностите, имаме големи загуби кои се рефлектираат и на други места – губење на ефективно работно време поради неефективност на администрацијата и нефункционирањето на едношалтерски систем.

Без Национална стратегија, работиме стихијно

*Ако имавме контролинг ќе ни се случуваше ова со електричната енергија?

-Веќе реков дека една од алатките на контролингот е стратегијата, планот, буџетот. Во планот би требало да бидат предочени сите цели и промени. На пример, следење и предвидување на  количествата на јаглен. Плански развој за производство на зелена енергија. Да не речам дека надлежните сигурно биле свесни дека 10 –ина години претходно сме биле веќе во криза. Колку била консултирана научната фела за можното користење на сонцето и ветерот. Едноставно имаме или немаме Национална стратегија.

Она што рековме -Контролингот почнува со креирање на таа стратегија- планот, буџетот и понатаму следење на отстапувањата... А ние ако немаме стратегија, немаме план –тогаш работиме стихијно. Гледаме некои резултати меѓутоа не ги споредуваме со ништо, ниту со планот, дали сме под, над, или целосно отстапуваме. Со оглед на околностите, резултатите се тие. Но, доколку имаме стратегија-значи имаме визија, имаме поставено цели, план како, со што, колку ќе не чини да ги оставриме тие цели. Тоа се задачи и алатки на контролингот. Па, понатаму ги следиме сите и тоа не еднаш на пет години туку континуирано, секојдневно.

*Порака за државна администрација?

Кога е во прашање државниот сектор, насоките се јасни. Уште со почетните насоки за усогласување на администрацијата со ЕУ стандардите беше нагласено дека е потребна редукција на државниот сектор за да може да се имплементираат европските регулативи.

Аналогно на тоа, институциите треба што побрзо да воведат контролинг. Така ќе се добие јасна слика каде се движат средствата и нема да подлежат на афери. Значи под итно имплементација на контролинг во сите јавни институции. Тогаш ќе се знае текот на парите и точно ќе знаеме кој што придонел. Дали вреди да остане на одредена позиција или треба да си оди. Да не биде само на тоа кој е појак во кампањата.